32361 - publicatiedatum 20/11/2023 - GEMEENTERAAD 13 november 2023 – Gemeentelijke reglementen - zaalverhuur - VCJ Jabbeke en SPC Varsenare - gebruiksreglement, huurtarieven en contoregelingen - herneming
AANLEIDING:
In zitting van het schepencollege wordt de bezorgdheid geuit dat er regelmatig personen en verenigingen van buiten Jabbeke aanvragen indienen voor het huren van de theaterzaal en de vergaderlokalen in het Vrijetijdscentrum in Jabbeke en SPC Hof ter Straeten in Varsenare.
Een voorgelegd rapport met cijfergegevens over het gebruik van de lokalen bevestigt dit.
De tarieven in de gemeentelijke infrastructuur beogen in hoofdzaak een billijke participatie van de gebruiker aan een door de gemeente ondersteund gemeenschapsgebeuren.
Deze voordelige tarieven hebben er in de loop van de jaren voor gezorgd dat veel Jabbeekse verenigingen, maar ook een groot aantal niet-Jabbeekse organisaties regelmatig hun activiteiten laten doorgaan in het centrum.
Aangezien de centra gebouwd en onderhouden worden met de middelen aangebracht door de lokale belastingbetaler, is het wenselijk erop toe te zien dat de centra in de eerste plaats beschikbaar blijven voor de lokale verenigingen.
In dit kader dringt een herziening van de gehanteerde tarieven, de contoregelingen en het gebruiksreglement zich op.
CONTEXT:
Na onderzoek naar de gebruiksreglementen en gehanteerde tarieven bij vergelijkbare zalen (CC De Brouckere in Torhout, De Valkaart in Oostkamp), wordt voorgesteld om de prijscategorieën grondiger en duidelijker te herdefiniëren als volgt:
• Categorie 1: diensten en adviesraden van Gemeentebestuur Jabbeke. Politieke partijen hebben eveneens het recht om éénmaal per jaar de theaterzaal te gebruiken onder deze categorie. Wanneer dit maximum van één gebruik per jaar bereikt is, vallen deze organisaties voor alle extra activiteiten die in hetzelfde jaar plaatsvinden onder Categorie 2.
• Categorie 2: Erkende Jabbeekse verenigingen en Jabbeekse scholen. De organisatie van fuiven wordt enkel toegelaten aan erkende Jabbeekse jeugdverenigingen.
• Categorie 3: Particulieren die inwoner zijn van Jabbeke. Niet voor private feestelijkheden en/of fuiven en/of activiteiten van commerciële aard.
• Categorie 4: niet-Jabbeekse verenigingen, niet-Jabbeekse scholen, particulieren die geen inwoner zijn van Jabbeke. Niet voor private feestelijkheden en/of fuiven en/of activiteiten van commerciële aard.
• Categorie 5: Commerciële organisaties, organisaties van private feestelijkheden.
Prijstype (per dag) per soort activiteit:
• Categorie 1:
Voorstelling (Cultuurzaal met basis techniek): gratis
Voorbereiding voorstelling: gratis
Activiteit met eigen drankverkoop: gratis
• Categorie 2:
Voorstelling (Cultuurzaal met basis techniek): 110 euro
Voorbereiding voorstelling:10 euro
Activiteit met eigen drankverkoop: 220 euro
Fuif: 330 euro
• Categorie 3:
Voorstelling (Cultuurzaal met basis techniek): 220 euro
Voorbereiding voorstelling: 20 euro
Activiteit met eigen drankverkoop: 330 euro
• Categorie 4:
Voorstelling (Cultuurzaal met basis techniek): 330 euro
Voorbereiding voorstelling: 30 euro
Activiteit met eigen drankverkoop: 440 euro
• Categorie 5:
Voorstelling (Cultuurzaal met basis techniek): 440 euro
Voorbereiding voorstelling: 40 euro
Activiteit met eigen drankverkoop: 550 euro
Eveneens wordt de contoregeling bij gebruik van de gemeentelijke infrastructuur herzien.
Bij gebruik van de gemeentelijke infrastructuur heeft de huurder in bepaalde gevallen het recht om te genieten van één van de gebruikelijke contoregelingen voor een percentage op de drankverkoop in de cafetaria van het centrum.
Als bijkomende voorwaarde wordt voorgesteld dat enkel Jabbeekse verenigingen in aanmerking komen voor deze regeling.
Ter vergelijking worden de huidige gehanteerde tarieven en contoregelingen voorgelegd.
In de voorgestelde nieuwe tarievenlijst werden enkel de tarieven voor het gebruik van de theaterzaal aangepast. Alle overige tarieven werden overgenomen uit het bestaande document. De verschillende prijscategorieën bij gebruik van de theaterzaal werden grondiger en duidelijker geherdefinieerd.
In het herziene gebruiksreglement wordt met betrekking tot de contoregeling de toevoeging gedaan dat enkel Jabbeekse verenigingen van deze regelingen kunnen genieten.
Aan de gemeenteraad wordt het herziene reglement met betrekking tot gebruik van de gemeentelijke infrastructuur in het Vrijetijdscentrum in Jabbeke en SPC Hof ter Straeten in Varsenare voorgelegd:
GEBRUIKSREGLEMENT THEATERZAAL VCJ JABBEKE – SPC VARSENARE:
Art. 1: Aard van de activiteiten
De aard en de inhoud van de activiteit moet overeenstemmen met datgene wat vermeld is in de aanvraag. De aanvrager moet meerderjarig zijn en de daadwerkelijke gebruiker van het gemeenschapscentrum zijn. Onderverhuring is niet toegestaan.
Art. 2: Betalingsmodaliteiten
De totale huurprijs wordt betaald minimaal een maand na ontvangst van de factuur.
De huurder dient ten laatste één week voor het plaatsvinden van de activiteit de waarborg te storten op het aangegeven rekeningnummer. De waarborg wordt steeds bepaald op het dubbele van de volledige huurprijs per aanvraag. Het recht op afhuring blijft opgeschort tot na de betaling van de waarborg. De waarborg wordt na betaling van alle rekeningen terug betaald, tenzij er een schadegeval of ernstige tekortkoming wordt vastgesteld.
Art. 3: Annulatiekosten
De bevoegde diensten moeten zo snel mogelijk verwittigd worden wanneer eerder gereserveerde lokalen niet worden gebruikt.
Bij annulatie van de theaterzaal zullen de volgende kosten aangerekend worden:
• tot zes weken voor de activiteit: de helft van de huurprijs
• minder dan zes weken voor de activiteit: de volledige huurprijs
Art. 4: Personeel in werkopdracht
Elke gebruiker zal steeds vrije toegang verlenen aan de personen in werkopdracht, aangeduid door het college van burgemeester en schepenen of haar aangestelde.
Art. 5: Overmacht
Indien de lokalen in geval van overmacht niet beschikbaar zijn tijdens de gebruiksperiode, zal de gebruiker de reeds gestorte huurprijzen terugbetaald krijgen. De gebruiker heeft geen recht op een schadevergoeding.
Art. 6: Schade
De huurder is verantwoordelijk voor iedere schade aangebracht aan het gebouw en/of accommodatie en materiaal, zowel door hemzelf, zijn medewerkers, de door hem gevraagde artiesten, kunstenaars, technici en hun gevolg, als door de deelnemers aan de door hem georganiseerde activiteit.
De gebruikers dienen ervoor te zorgen dat de beschikbare ruimten en het bijhorend meubilair gebruikt worden overeenkomstig hun bestemming. Zij dienen alle beschadigingen, die tijdens het gebruik ontstaan zijn door de gebruiker of derden, onmiddellijk te melden aan de verantwoordelijke van het centrum die een inventarisatieverslag opstelt dat door de verantwoordelijke organisatie wordt medeondertekend.
Herstellingen gebeuren in opdracht van het gemeentebestuur. De gebruiker of derden die verantwoordelijk zijn voor de beschadiging, zullen de kosten hiervan vergoeden op eenvoudige voorlegging van de staat der uitgevoerde werken.
Art 7: Algemene aansprakelijkheid
De huurder is zelf verantwoordelijk voor de activiteiten in de gehuurde infrastructuur van het gemeenschapscentrum. Deze activiteiten mogen niet in strijd zijn met de openbare orde en de goede zeden.
Art. 8: Burgerlijke aansprakelijkheid
De burgerlijke aansprakelijkheid van de huurder ten aanzien van derden wordt niet gedekt door een verzekeringspolis van de gemeente. De gemeente Jabbeke kan ten allen tijde en voorafgaand aan de activiteit vragen om het verzekeringsbewijs hiervan voor te leggen.
De gemeente Jabbeke heeft voor het centrum een verzekering 'brand, met afstand van verhaal ten aanzien van de huurder'.
Art. 9: Diefstal, verlies of beschadiging van materiaal
Het gemeenschapscentrum kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor verlies, diefstal of beschadiging van materiaal dat toebehoort aan de huurder of betrekking heeft op de activiteit die hij organiseert.
Art. 10: SABAM/Unisono
De betaling van het auteursrecht via Unisono - https://www.unisono.be/nl - is ten laste van de huurder, tenzij anders vermeld.
Art. 11: Billijke vergoeding
De gemeente Jabbeke heeft een jaartarief betaald aan de billijke vergoeding.
Art. 12: Schoonmaak van de infrastructuur
Onmiddellijk na iedere activiteit moet de gebruikte infrastructuur terug in zijn basisopstelling worden geplaatst. Alle door de huurder meegebrachte voorwerpen die niet tot het patrimonium van het gemeentebestuur behoren, moeten verwijderd worden, tenzij anders is afgesproken.
De schoonmaak gebeurt door de gemeente. Indien de huurder niet tijdig overgaat tot de opruiming zoals afgesproken, wordt een schadevergoeding ter waarde van de arbeidsduur hiervoor aangerekend.
Art. 13: Verbodsbepalingen
Het is strikt verboden:
• zonder toelating de regiekamer te betreden
• te roken in de lokalen van het gemeenschapscentrum
• materieel en materialen, van welke aard ook, in het gemeenschapscentrum of bijhorende ruimten binnen te brengen zonder toestemming van de verantwoordelijke van het centrum
• wijzigingen aan te brengen in de centrale regeling, verwarming of verlichting van het
• gemeenschapscentrum. Deze mogen alleen door de verantwoordelijke van het centrum worden geregeld
• kennisgevingen, affiches, reclame of aankondigingen van welke aard ook, in of buiten het centrum aan te brengen zonder voorafgaande toestemming
• ramen, deuren, muren, panelen en vloeren te benagelen, te beplakken en/of te beschrijven. Zij mogen van geen enkel hechtingsmiddel voorzien worden. Versieringen of bewegwijzeringen kunnen enkel worden aangebracht i.s.m. het personeel van het gemeenschapscentrum
• lawaai te maken dat de gebruikers in de andere lokalen van het gemeenschapscentrum kan storen
Art. 14: Algemene veiligheidsbepalingen
• Het podium, de scène, loges en technische lokalen zijn enkel toegankelijk voor bevoegden.
• De richtlijnen verstrekt door de verantwoordelijke van het gemeenschapscentrum of door de aanwezige theatertechnicus dienen strikt te worden nageleefd, zoniet kan bevel gegeven worden tot stopzetten van de activiteit of tot ontruimen van de zaal.
• De gebruiker mag omwille van de brandveiligheid geen groter aantal plaatsen bezetten of publiek toelaten dan het vooropgestelde maximum. Voor de rolstoelgebruikers wordt in de theaterzaal plaats voorzien juist voor de eerste rij stoelen.
• Alle nooduitgangen moeten ten allen tijde worden vrijgehouden en de voorzieningen in verband met de brandveiligheid moeten gemakkelijk bereikbaar zijn. Noodverlichting moet ten allen tijde zichtbaar blijven.
• Elk gebruik van rook, vuur of brandbare materialen dient vooraf gemeld te worden. De verantwoordelijke van het centrum of de aanwezige theatertechnicus heeft het recht om het gebruik hiervan te verbieden.
Art. 15: Toegangs- en gebruiksverbod
De toegang tot en het gebruik van het gemeenschapscentrum kan steeds geweigerd worden aan:
• groepen waarvoor zich geen verantwoordelijke aanmeldt
• personen die zich onder invloed van alcohol of drugs bevinden
• personen die door hun wangedrag de openbare orde, rust of veiligheid storen
• personen onder de 16 jaar, uitgezonderd bij activiteiten voor kinderen of tenzij de persoon vergezeld is door een meerderjarige verantwoordelijke
• wanbetalers
• Het gebruik als feestzaal met dansgelegenheid
Voor het gebruik als feestzaal met dansgelegenheid dient een voorafgaande bijakte te worden afgesloten waarbij alle aspecten van de veiligheid worden afgesproken op eensluidend advies van de burgemeester en de veiligheidsverantwoordelijken.
Art. 16: Toezicht
De aangestelden van het college van burgemeester en schepenen hebben recht van toegang tot alle lokalen, zelfs gedurende de activiteit. Zij controleren de naleving van dit reglement en kunnen desgevallend bijkomende richtlijnen geven. De huurder dient de richtlijnen van de verantwoordelijke strikt na te leven. Indien het reglement niet wordt nageleefd, kan de aangestelde de activiteit laten stilleggen.
Art. 17: Drankverkoop
Voor activiteiten zonder eigen drankverkoop neemt de huurder voor alle drankgebruik minstens één maand voor het evenement contact op met cafetaria-verantwoordelijke van het centrum.
Voor activiteiten met eigen drankverkoop wordt voor de centra een drankverplichting bedongen bij drankleverancier Vande Voorde Tony BVBA, Stationsstraat 9 te Jabbeke tel. 050/815972 - info@drankenvandevoorde.be.
De huurder heeft er kennis van dat behoudens andere overeenkomst de uitbating van de cafetaria in het centrum verder doorloopt.
Afhuring van een deel of het geheel van het centrum houdt geen recht in op privaat gebruik van de ruimte buiten het gebouw.
Art. 18: Aanvraagprocedure
Alle ontvangen aanvragen voor het gebruik van de theaterzaal worden steeds vooraf ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Art. 19: Gebruik van het aanwezige technische materiaal
De theaterzaal beschikt over een basisopstelling wat betreft techniek. Dit materiaal wordt ter beschikking gesteld van de huurder, enkel na uitleg door de centrumverantwoordelijke. Om een afspraak te maken voor het krijgen van deze uitleg, neemt de huurder minstens één maand voor het evenement contact op met de centrumverantwoordelijke.
Indien bijkomende technische ondersteuning nodig is, mag dit enkel gebeuren door een door het college van burgemeester en schepenen erkende technieker en worden de kosten hiervoor gedragen door de huurder. Voor bespreking, organisatie en alle praktische vragen inzake zaalgebruik neemt de huurder minstens één maand voor het evenement contact op met de centrumverantwoordelijke.
Het niet naleven van deze bepalingen kan tot gevolg hebben dat de overeenkomst eenzijdig door de verhuurder kan worden opgezegd.
Art. 20: Bijkomende bepalingen voor de organisatie van fuiven
• Bij de organisatie van een fuif moet de huurder zich in regel stellen en houden aan de uitgeschreven fuif- en evenementencharter die door de gemeenteraad werd goedgekeurd op 11/05/2015 onder dossiernummer 309238.
• Gedurende dergelijke evenementen is het verboden om sterke dranken te verkopen of te consumeren.
• Fuiven mogen maximaal duren tot 4 uur ’s ochtends op de dag na aanvang van de activiteit.
• Het maximale toegelaten aantal personen in de theaterzaal bedraagt 500.
• Voor de evenementen die onder een gemeentelijke organisatie vallen, aangevuld met een proefproject voor evenementen in en om de gemeentelijke infrastructuur, wordt vanaf 1 januari 2020 verplicht gebruik gemaakt van herbruikbare recipiënten.
Voor vragen omtrent het gebruik van herbruikbare recipiënten in de gemeentelijke infrastructuur neemt de organisatie contact op met de centrumverantwoordelijke.
• Voorafgaandelijk (bij voorkeur in de week van de activiteit) dient een afspraak gemaakt te worden ter plekke in aanwezigheid van de gebouwenverantwoordelijke waarbij alle afspraken worden overlopen en er een staat van goed wordt opgemaakt en ondertekend.
• Voor dergelijke organisatie is er geen tussenkomst van de gerant. De organisator draagt de volledige verantwoordelijkheid van de door hen gebruikte lokalen en dient zelf in te staan voor de volledige security en het onderhoud van de toiletten.
• Voor de organisatie van fuiven dient eveneens vooraf een ingevulde evenementenfiche te worden bezorgd aan het gemeentebestuur. De activiteit kan pas definitief doorgaan na goedkeuring door het schepencollege van een door de organisatie ingevulde evenementenfiche.
CONTOREGELING BIJ GEBRUIK VAN DE GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR:
Bij gebruik van de gemeentelijke infrastructuur heeft de huurder in bepaalde gevallen het recht om te genieten van één van de gebruikelijke contoregelingen voor een percentage op de drankverkoop in de cafetaria van het centrum.
(1) Een contoregeling 7,5% (gemeente) / 2,5% (gerant) of 10% in totaal
Over deze regeling wordt enkel beschikt door de geranten die in het kader van hun dagelijkse activiteiten, ten voordele van gewoontegebruikers of erkende Jabbeekse verenigingen die participeren in het centrum, deze conto kunnen toestaan. Om misbruik te vermijden, wordt de uitbetaling slechts gedaan na verstreken periode en op rekening van de betrokken groep. Deze regeling moet het de geranten mogelijk maken om groepen aan te trekken. Daardoor is het voor de genieters mogelijk om via de contoregeling bijvoorbeeld grotendeels het huurgeld voor het centrum terug te verdienen. In het kader van deze regeling wordt het de geranten niet toegestaan een eigen bijkomende regeling uit te werken. Het wordt gebruikers niet toegestaan zelf dranken te verkopen of te schenken.
(2) Een tariefregeling 15% (gemeente) / 5% (gerant) of 20% in totaal
Over deze regeling wordt steeds beslist door het schepencollege of de aangestelde in het kader van de verhuringsovereenkomst. Dit is de deelname voor de gebruikende of organiserende vereniging die een uitgebreide dagactiviteit in het centrum organiseert en gebruik maakt van de cafetaria die volledig door de gerant wordt uitgebaat. Voorwaarde moet zijn dat het gaat om een grotere activiteit (minstens een paar honderd gebruikers van de cafetaria te verwachten), die een eenmalige dynamiek in het centrum betekent. Dit tarief wordt enkel toegestaan aan erkende Jabbeekse groepen en verenigingen. Als voorbeeld kan aangehaald worden: organisatie van een optreden in de theaterzaal, eendagssportmanifestaties, … In het kader van deze regeling is het de geranten wel toegestaan een eigen bijkomende regeling uit te werken, volledig voor eigen rekening. Dit verloopt eveneens via het kassasysteem. Indien er activiteiten doorgaan in de andere zalen, kan de vereniging voor dit onderdeel van de exploitatie van die dag geen 20% provisie op de drankverkoop ontvangen. Het wordt gebruikers niet toegestaan zelf dranken te verkopen of te schenken.
(3) Een tariefregeling 25% (gemeente) / 10% (gerant) of 35% in totaal
Over deze regeling wordt steeds beslist door het schepencollege of de aangestelde in het kader van de verhuringsovereenkomst. Dit is de deelname voor de gebruikende of organiserende vereniging die een exclusief gebruik van het complex krijgt en die de cafetaria wenst te gebruiken met een volledige inzet van de organisator voor de bediening en opruiming. De tussenkomst van de gerant blijft minimaal beperkt tot het controleren en ondersteunen. Voorwaarde moet zijn dat het gaat om een grote activiteit (minstens een participatie gelijk aan de volle bezetting van de cultuurzaal te verwachten en vooraf aan te tonen), die een exclusief gebruik van het centrum hebben. Voor de toepassing van dit tarief kan er geen samenloop zijn met andere activiteiten. Dit tarief wordt enkel toegestaan aan erkende Jabbeekse groepen en verenigingen. Als voorbeeld kan aangehaald worden: het cafetariagebruik bij start en aankomst van een smultoer, het cafetariagebruik bij de organisatie van een stratenloop, wandeltochten. In het kader van deze regeling is het de geranten wel toegestaan een eigen bijkomende regeling uit te werken, volledig voor eigen rekening. Alles verloopt via het kassasysteem. Bij dergelijke contoregeling wordt eveneens een afspraak gemaakt met betrekking tot de bijstand voor het onderhouden van de toiletten. Het wordt gebruikers niet toegestaan zelf dranken te verkopen of te schenken.
(4) De verhuring van grote zalen met eigen drankverkoop, zoals opgenomen in het verhuurreglement
In deze gevallen is er geen gebruik van de cafetaria. Bij de verhuring wordt een leveranciersverplichting opgenomen, waarin een leverancierskorting ten voordele van de gemeente kan vervat zitten. Voorbeelden van dergelijke activiteiten: jeugdfuif, eetfestijn, sportmanifestaties met vertrek en aankomst in de sportzaal. Voor dergelijke organisaties kan geen tussenkomst van de gerant verwacht worden en dient de organisator in te staan voor de volledige security. Voor dergelijke verhuring moet het gaan om gewoontegebruikers die hiervoor opgeleid worden en die hiervoor ook de verantwoordelijkheid aanvaarden. Dergelijke organisatoren staan ook in voor het onderhoud van de toiletten.
HERZIENE TARIEVEN VOOR HET GEBRUIK VAN DE THEATERZAAL:
• Categorie 1: diensten en adviesraden van Gemeentebestuur Jabbeke. Politieke partijen hebben eveneens het recht om éénmaal per jaar de theaterzaal te gebruiken onder deze categorie. Wanneer dit maximum van één gebruik per jaar bereikt is, vallen deze organisaties voor alle extra activiteiten die in hetzelfde jaar plaatsvinden onder Categorie 2.
• Categorie 2: Erkende Jabbeekse verenigingen en Jabbeekse scholen. De organisatie van fuiven wordt enkel toegelaten aan erkende Jabbeekse jeugdverenigingen.
• Categorie 3: Particulieren die inwoner zijn van Jabbeke. Niet voor private feestelijkheden en/of fuiven en/of activiteiten van commerciële aard.
• Categorie 4: niet-Jabbeekse verenigingen, niet-Jabbeekse scholen, particulieren die geen inwoner zijn van Jabbeke. Niet voor private feestelijkheden en/of fuiven en/of activiteiten van commerciële aard.
• Categorie 5: Commerciële organisaties, organisaties van private feestelijkheden.
Prijstype (per dag) per soort activiteit:
• Categorie 1:
Voorstelling (Cultuurzaal met basis techniek): gratis
Voorbereiding voorstelling: gratis
Activiteit met eigen drankverkoop: gratis
• Categorie 2:
Voorstelling (Cultuurzaal met basis techniek): 110 euro
Voorbereiding voorstelling:10 euro
Activiteit met eigen drankverkoop: 220 euro
Fuif(**): 330 euro
• Categorie 3:
Voorstelling (Cultuurzaal met basis techniek): 220 euro
Voorbereiding voorstelling: 20 euro
Activiteit met eigen drankverkoop: 330 euro
• Categorie 4:
Voorstelling (Cultuurzaal met basis techniek): 330 euro
Voorbereiding voorstelling: 30 euro
Activiteit met eigen drankverkoop: 440 euro
• Categorie 5:
Voorstelling (Cultuurzaal met basis techniek): 440 euro
Voorbereiding voorstelling: 40 euro
Activiteit met eigen drankverkoop: 550 euro
(*)Waarborg wordt steeds bepaald als het dubbele van de volledige huurprijs.
(**)Het gebruik van de theaterzaal voor de organisatie van fuiven wordt enkel toegelaten aan erkende Jabbeekse jeugdverenigingen en wordt enkel toegelaten in de theaterzaal in het Vrijetijdscentrum in Jabbeke.
BESLUIT:
Artikel 1:
De gemeenteraad herneemt de bestaande reglementen inzake het gebruik van de cultuurzalen in het Vrijetijdscentrum in Jabbeke en SPC Hof ter Straeten in Varsenare, de bijhorende huidige gebruikstarieven en de contoregeling zoals bepaald in collegezitting van 20 januari 2014 onder dossiernummer 270555. Reeds bestaande reservaties van de infrastructuur en de tarieven zoals gehanteerd op het moment van reservatie blijven geldig.
Artikel 2:
De gemeenteraad keurt het herziene gebruiksreglement voor de cultuurzalen in het Vrijetijdscentrum in Jabbeke en SPC Hof ter Straeten in Varsenare, de bijhorende gewijzigde gebruikstarieven en de herziene contoregeling zoals voorgelegd goed, met onmiddellijke inwerkingtreding voor elke toekomstige reservatie.