MIJLPAAL IN DE DIGITALE WORKFLOW GEMEENTE JABBEKE



Op dinsdag 25 november 2014 werd door de dienst Frontoffice van de gemeente Jabbeke het recordnummer 300.000 geregistreerd.

Op zich een eenvoudig gebeuren binnen een databaseregistratie, maar wel aanduiding om even stil te staan bij de moderne workflow.

Reeds in 1999 werd gestart met de registratie van alle inkomende en uitgaande documenten. Vanaf 2002 werden daarbij ook alle documenten gedigitaliseerd, meestal onder de vorm van een .pdf-formaat.

De digitale documenten werden opgenomen in een workflow die aangestuurd wordt vanuit de dienst frontoffice van de gemeente. In 2014 werden aldus reeds 31.600 registraties verricht of 150 per dag over inkomende documenten, mailberichten, interne nota's, uitgaande documenten, financiële documenten. Gemeente en OCMW werken op dat vlak reeds volledige geïntegreerd.

Bijzonder is ook nog dat het systeem volledig eigen maatwerk is van de gemeentelijke verantwoordelijken en door alle gemeentelijke diensten worden toegepast als hoofdproces met rapportering aan de bestuursorganen. Voor de technisch geïnteresseerden: het platform wordt onderhouden op SQL-server 2014 en het formularium met rapportering gebeurt via MsAccess.



Nieuws /