OPVOLGLIJST ORGANISEREN EVENEMENTEN EN FUIVEN
Voor de organisatie van elk evenement dient er een evenementenfiche te worden ingediend, samen met het fuif- en evenementencharter. Indien uw organisatie een fuif betreft, is er tevens een aanvraag tot afwijking van de geluidsnormen en een aanvraag tot (vrijwillige) security benodigd. In de onderstaande tabel kan je de richtlijnen voor het geluid en het einduur vinden. |
|
|
|
|
|
AARD EVENEMENT |
VERGUNNING TOELATING GEMEENTE NODIG |
GELUIDSAFWIJKING |
MAX. GELUIDSNIVEAU |
EINDUUR |
|
|
|
|
|
A/ EVENEMENTEN MET PRIVAAT KARAKTER |
PRIVÉFUIF BINNEN |
NEEN |
N.V.T. |
N.V.T. |
N.V.T. |
TUINFEEST OF FUIF IN OPEN LUCHT/TENT |
NEE |
N.V.T. |
85dB(A) laeq 15 minuten |
22u |
|
B/ EVENEMENTEN MET PUBLIEK KARAKTER (KERMISSEN/JAARLIJKSE JEUGDFUIVEN) |
FUIF BINNEN |
JA |
JA |
100dB(A) Laeq 60 minuten |
4u |
FUIF IN OPEN LUCHT/TENT |
JA |
JA |
100dB(A) Laeq 60 minuten |
4u |
|
|
|
|
|
C/ EVENEMENTEN MET PUBLIEK KARAKTER (FEESTELIJKHEDEN/JUBILEUMVIERINGEN EN FUIVEN) |
MUZIEK BINNEN |
JA |
JA |
100dB(A) Laeq 60 minuten |
4u |
MUZIEK/GELUID BUITEN (ZON- & WEEKDAG) |
JA |
JA |
95dB(A) Laeq 60 minuten |
0u |
MUZIEK/GELUID BUITEN (VRIJ- & ZAT.AVOND) |
JA |
JA |
95dB(A) Laeq 60 minuten |
1u30 |
|
D/ EVENEMENTEN IN DE GEMEENSCHAPSZALEN (CC DE SCHELPE, CC SARKOHEEM EN CC SWAENENBURG) |
PRIVÉ-INITIATIEVEN OF VERENIGINGEN |
JA |
NEEN |
85dB(A) Laeq 60 minuten |
1u |
EENMALIG BUURTFEEST |
JA |
JA |
100dB(A) Laeq 60 minuten |
1u |
|
|
|
|
|
E/ VRIJETIJDSCENTRUM JABBEKE |
FUIFZAAL VRIJETIJDSCENTRUM JABBEKE |
JA |
NIET VEREIST |
100dB(A) Laeq 60 minuten |
4u |
STAPPENPLAN IN DE ADMINISTRATIE VOOR EEN EVENEMENT
Nadat u alle documenten heeft ingevuld en ingediend, wordt het evenement voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
Het college van burgemeester en schepenen maakt de fiche over aan de verantwoordelijke voor evenementen voor een risico-inschatting. De verantwoordelijke voor evenementen adviseert om de gemeentelijke veiligheidscel samen te roepen of niet. Indien deze cel wordt samengebracht wordt een veiligheidsoverleg ingericht samen met de aanvrager/organisator. Hierin worden de richtlijnen opgenomen waaraan de organisator dient te voldoen.
Het resultaat van dit veiligheidsoverleg wordt overgemaakt aan het college van burgemeester en schepenen met het advies. Na de behandeling van dit advies krijgt de organisator al dan niet de goedkeuring.
PROCEDURE BIJ DE ORGANISATIE VAN EEN EVENEMENT
Op basis van de ingediende documenten wordt er een veiligheidsoverleg georganiseerd met de organisator, PZ Kouter afdeling Jabbeke en/of afgevaardigde PZ Kouter, de preventie- en veiligheidsambtenaar, een afgevaardigde cel Vrije Tijd en een afgevaardigde gemeentebestuur (burgemeester of gedelegeerde).
Na controle van de vrijwilligers die zullen worden ingezet door de lokale politie, wordt door de burgemeester een toestemmingsformulier via de lokale politie afgeleverd aan de organisator. Dit document moet tijdens het evenement ten allen tijde kunnen worden voorgelegd.
De volledige aanvraag wordt samen met het verslag van het veiligheidsoverleg gekoppeld voor goedkeuring in het schepencollege. De goedkeuring kan mogelijks worden verleend met aanvullende voorwaarden.
- AANVRAAG EVENEMENT/FUIF (MIN. 2 MAANDEN OP VOORHAND)
- VOLGENDE DOCUMENTEN MOETEN DE AANVRAAG VERGEZELLEN
- een evenementenfiche
- een draaiboek
- plannen van de inrichting binnen- en/of buitenruimte
- een nood- en evacuatieplan
- een aanvraag afwijking geluidsnormen (indien van toepassing)
- formulieren vrijwillige en/of professionele security (indien van toepassing)
- VEILIGHEIDSOVERLEG (MAX. 1 MAAND OP VOORHAND)
- DOCUMENTEN SECURITY (MAX. 14 DAGEN OP VOORHAND)
- BEHANDELING AANVRAAG IN HET SCHEPENCOLLEGE
- GOEDKEURING WORDT AAN DE ORGANISATIE/ORGANISATOR VERSTUURD
- OPVOLGING BRANDWEER (INDIEN VAN TOEPASSING)
- EVALUATIEMOMENT NA AFLOOP
AANVRAAG VRIJWILLIGE SECURITY OP UW EVENEMENT
In een bruisende en dynamische gemeente als Jabbeke worden heel wat evenementen georganiseerd. Voor al deze evenementen is het aspect veiligheid uiteraard een bepalende factor voor het welslagen.
Het gemeentebestuur Jabbeke kan je verplichten om security in te zetten op je evenement, maar je kan er ook zelf voor kiezen. Dat kan via een professionele, en dus vergunde, securityfirma, maar de wet voorziet ook een ‘uitzonderingsregime’ voor verenigingen die zelf willen instaan voor persoonscontrole en verkeersbegeleiding.
Als richtlijn wordt gehanteerd dat er voor professionele security één persoon moet worden voorzien per 250 bezoekers, voor de vrijwillige security is dit één persoon per 100 bezoekers. Voor fuiven in de gemeentelijke infrastructuur of op de gemeentelijke terreinen is security steeds verplicht.
Let wel: wees aandachtig bij het invullen van de evenementenfiche - de eindverantwoordelijke (minimum 18 jaar) mag nooit dezelfde persoon zijn als de veiligheidsverantwoordelijke (minimum 21 jaar)!
EEN ERKENDE BEWAKINGSFIRMA
Klik hier voor een lijst van erkende bewakingsfirma’s. Wil je zo’n firma inschakelen, dan moet je dit ook doorgeven aan de burgemeester, hij/zij kan dit weigeren.
BEROEP OP EIGEN VRIJWILLIGERS
Je kan een interne bewakingsdienst oprichten met vrijwilligers. Bewakingsactiviteiten kunnen slechts onder het vrijwilligersregime uitgeoefend worden indien cumulatief wordt voldaan aan volgende voorwaarden:
- Het gaat uitsluitend om de uitoefening van activiteiten van persoonscontrole en verkeersbegeleiding.
- De personen die voor de bewakingsactiviteiten worden ingezet zijn leden van de organiserende vereniging, die als het ware onder de vorm van interne bewakingsdienst optreden. Men kan dus niet op dit regime terugvallen voor de organisatie van diensten aan derden.
- De activiteiten mogen slechts door de organisator sporadisch worden georganiseerd - hiermee wordt een frequentie geviseerd van maximaal drie tot vier maal per jaar.
- De personen die bewakingsactiviteiten uitoefenen mogen dit enkel onbezoldigd doen, ze mogen ook geen enkele vergoeding in natura of fooien ontvangen.
HOE GESCHIEDT DE AANVRAAG?
Na controle van de vrijwilligers die zullen worden ingezet door de lokale politie, wordt door de burgemeester een toestemmingsformulier via de lokale politie afgeleverd aan de organisator. Dit document moet tijdens het evenement ten allen tijde kunnen worden voorgelegd (het document moet steeds in tweevoud aanwezig zijn tijdens het evenement).
EEN COMBINATIE VAN EEN ERKENDE BEWAKINGSFIRMA EN EIGEN VRIJWILLIGERS
aJe kan je vrijwilligers inschakelen als interne bewakingsdienst en een externe firma andere bewakingstaken geven. Kies je voor deze combinatie, maak dan duidelijke afspraken.
HERBRUIKBARE BEKERS
Vanaf 1 augustus kan je bij IVBO herbruikbare bekers ontlenen. IVBO beschikt over een grote voorraad en biedt verschillende soorten bekers aan. En zij doen de afwas!
De herbruikbare bekers zijn beschikbaar voor gemeentelijke adviesraden, erkende verenigingen, scholen, kinderdagverblijven, buurtfeesten en vzw’s binnen de gemeente. In totaal zijn er 100.000 bekers uitleenbaar in drie varianten: frisdrank- en bierbekers, wijnbekers en bekers voor warme dranken.
Eventorganisatoren kunnen de herbruikbare IVBO-bekers aanvragen via het digitaal loket.
De aanvraag moet minimaal een week voor het evenement gebeuren. De bekers mogen alleen binnen de deelnemende gemeenten (Beernem, Blankenberge, Damme, De Haan, Jabbeke, Oostkamp, Zedelgem en Zuienkerke) worden gebruikt. De maximale uitleenperiode is 5 dagen. Tijdens het evenement moeten de bekers worden ingezameld, moet er een waarborg voor de bekers worden ingesteld en moeten de bekers naderhand netjes worden opgeborgen in de meegeleverde IVBO-opbergboxen.